Software di gestione documentale, cos’è e come funziona

La gestione documentale digitale rappresenta oggi l'evoluzione della classica procedura di archiviazione cartacea dei vari documenti di un’azienda, utilizzata fino a qualche anno fa.
Scopriamo in cosa consiste questo procedimento e per quale motivo è importante, per non dire fondamentale, che ogni azienda ne sia in possesso.

Come vengono archiviati i documenti senza un software per la gestione documentale?

La gestione documentale classica è la soluzione che fino a pochi anni fa era abitualmente utilizzata in tutte le imprese. 

Questa consiste nell'archiviazione dei documenti in grandi contenitori chiamati faldoni, che occupano molti ripiani e scaffali e soprattutto rendono la ricerca di una fattura, una distinta o un qualsiasi altro documento, decisamente complessa e lunga, specialmente qualora la precedente archiviazione non si stata fatta con precisione.
Per rendere la propria impresa maggiormente evoluta sotto questo aspetto, è necessario fare affidamento ad un software di gestione documentale, che rappresenta appunto l'evoluzione naturale della classica e ormai obsoleta archiviazione dei documenti cartacei.

Cos’è la gestione documentale digitale

La gestione documentale digitale è una procedura che prevede l'uso di appositi software, grazie ai quali è possibile conservare, suddividere e gestire i vari documenti che riguardano un’impresa.
Per esempio, le fatture che vengono emesse da un’azienda e che vanno conservate per alcuni anni in caso di controlli, grazie al software di gestione documentale sono custodite con estrema precisione, senza commettere alcun errore, senza occupare spazio fisico e senza il rischio che si possano rovinare o sbiadire.
Occorre sottolineare come questa procedura rappresenta uno standard minimo per parlare di impresa evoluta e al passo con i tempi: grazie a tale evoluzione tecnologica l’azienda risulta più produttiva e semplice da gestire.
Questa procedura permette inoltre di ottenere diversi vantaggi e soprattutto garantisce l'opportunità all'azienda di evolversi.

A cosa serve la gestione documentale

La gestione documentale serve per evitare che determinati documenti vengano persi o possano subire danni. Ma non è tutto.
Questa procedura serve anche per evitare che le ricerche dei documenti richiedano tempistiche eccessive, oppure che si debbano svolgere operazioni complicate per accedere agli stessi.
Ecco quindi che questa procedura è fondamentale per semplificare la vita degli imprenditori e dei lavoratori che operano in determinati settori dell’azienda e vogliono essere certi che la gestione venga effettuata con professionalità.
Anche l'ordine e l'efficienza vengono potenziate grazie alle soluzioni di gestione documentale.

Quali sono i vantaggi della gestione documentale digitale

Come prima cosa occorre prendere in considerazione il fatto che tale procedura consente all'azienda di avere accesso facile ai vari documenti che la riguardano.
In pochi passaggi si può reperire un documento, come potrebbe essere una fattura, emessa diversi anni prima della ricerca.
Allo stesso tempo si semplificano tutte le operazioni di gestione e conservazione dei documenti.
Grazie a questo vantaggio si evitano costi di gestione dell'azienda elevati: basti pensare che grazie ai software elettronici non si dovranno creare degli archivi fisici e quindi si previene anche quel fastidioso ingombro.
In aggiunta non si dovranno compiere operazioni di manutenzione periodiche: questo poiché i documenti devono essere sottoposti a controlli continuativi per valutarne il loro stato ed effettuare eventuali copie affinché questi siano sempre in uno condizione ottimale.
Proprio a tal proposito, grazie all'archiviazione documentale online, si ha la certezza che i vari documenti siano sempre pronti all'uso: i difetti derivanti dallo scorrere del tempo non hanno alcun impatto negativo sui documenti elettronici, che potranno essere trasferiti, scaricati e stampati con estrema semplicità senza rischiare danneggiamenti, ogni qualvolta ce ne sia la necessità.

Come funziona il software di gestione documentale

La gestione documentale elettronica funziona mediante l'uso di un apposito software, il quale deve essere, prima di tutto, intuitivo e semplice da utilizzare.
I documenti ricevuti vengono archiviati automaticamente nelle apposite cartelle di destinazione, specialmente se si tratta di programmi intelligenti che memorizzano le preferenze e le impostazioni scelte dal titolare dell'impresa.
I documenti possono inoltre essere digitalizzati sfruttando le app collegate all'archivio online, utilizzando la funzione di scansione digitale che tramuta il documento da cartaceo a virtuale, per poi inserirlo nell'apposito archivio di destinazione online finale.
Grazie alle diverse password e ai sistemi di sicurezza che riguardano le migliori soluzioni di gestione documentali, si ha la certezza che quel documento venga protetto da eventuali attacchi da fonti esterne.
Pertanto, questo funzionamento semplice, consente di avere una gestione completa e ottimale dei documenti e previene una serie di possibili inconvenienti difficili da gestire sia nel breve che nel lungo periodo.

Quando è importante avere un software per la gestione documentale

Sicuramente sempre ma soprattutto nel momento in cui la quantità di documenti, sia in entrata che in uscita, è importante e necessita quindi della massima attenzione per l’archiviazione.
Spesso ci si dimentica come sia complicato ricercare i documenti oppure gestirli nella loro versione cartacea: per semplificare tutte queste procedure è quindi consigliato utilizzare un software di gestione documentale che, effettivamente, permette all'azienda di essere maggiormente produttiva e focalizzare le sue attenzioni su altre mansioni.
Potremmo quindi affermare che un software per l’archiviazione documentale sia utile per qualsiasi tipo di attività.

Perché scegliere DocuWare?

Quando si è alla ricerca di soluzioni di gestione documentale e di software che permettono di svolgere questa procedura, occorre parlare di DocuWare, il sistema di gestione documentale e di processi fornito da Kalyos. 

Oltre ad essere molto semplice da configurare, questo prodotto permette di memorizzare tutte le diverse preferenze di chi si occupa della suddivisione e gestione dei documenti.
Tale procedura rappresenta un valido vantaggio per chi deve archiviare i documenti online, visto che si avrà l'occasione di ottenere un risultato perfetto in termini di gestione dei vari documenti, che non dovranno essere suddivisi manualmente.
Grazie alla funzione di scansione tramite dispositivi mobili è possibile inviare i documenti direttamente all'archivio virtuale senza dover compiere procedure particolari e investire grandi quantitativi di tempo.
Pertanto si tratta di una soluzione ottimale in grado di far fronte a tutte le esigenze, garantendo alla propria impresa la certezza di contraddistinguersi come professionale e avere l'occasione di accedere a tutta la documentazione risparmiando tempo prezioso e senza investire somme di denaro elevate che possono, quindi, essere sfruttate in altri ambiti produttivi.