Cinque modi infallibili per evitare inutili e noiose riunioni di lavoro

Arrivare in ufficio un’ora prima o magari andarsene un’ora dopo, o perché no saltare persino la pausa pranzo, perché è stata convocata un’apparentemente urgentissima riunione: già di per sé, si tratta di uno scenario che mette a dura prova il sistema nervoso di chiunque. Ma pensate se poi la suddetta riunione si rivela pure completamente inutile. In questi casi, non dovrebbe esserci alcun principio costituzionale di inviolabilità della persona che debba tenere. Eppure, tutti sappiamo quanto spesso capiti e quanto inevitabile sia essere convocati con tutti i colleghi o il team e poi scoprire che si poteva benissimo farne a meno.

Scrive Ryan Holmes, Ceo della piattaforma di gestione dei social media Hootsuite, che negli Stati Uniti le riunioni inutile costano alle azienda complessivamente 37 miliardi di dollari l’anno, oltre a far perdere agli impiegati 60 ore ogni mese in maniera del tutto improduttiva. Lo stesso Holmes ha deciso di stilare un piccolo vademecum per ogni manager al fine di fornire qualche dritta per evitare distorsioni di questo tipo. Ne gioverebbe l’azienda, il suo bilancio, e naturalmente i lavoratori coinvolti.

1) Sapere dire di no

Il primo consiglio è rivolto direttamente agli eventuali partecipanti: se non avete la più pallida idea del motivo della riunione e ritenete che la vostra partecipazione non offrirebbe alcun contributo rilevante, imparate a declinare l’invito. Senza maleducazione o spocchia, sia chiaro, ma mettendo bene in evidenza i motivi per cui se ne potrebbe tranquillamente fare a meno. Magari proponendo anche vie alternative, tipo un agile scambio di mail o una telefonata, con cui si risparmierebbe un sacco di tempo. Sapere dire di no sul posto di lavoro, sostiene Holmes, può portare significativi vantaggi.

2) Restringere il più possibile la lista

Ora un consiglio per gli organizzatori della riunione, correlato al primo: capire esattamente di chi la presenza sia fondamentale e di chi no. Se proprio la riunione deve essere fatta, che vengano invitati solo coloro che possono apportare qualcosa di significativo al tema da dibattere. Steve Jobs, per esempio, nonostante le immani dimensioni di Apple, soleva svolgere riunioni con un pugno di collaboratori, così da renderle le più agili e fruttuose possibili. Allo stesso modo, Larry Page, amministratore di Google, ha fissato la regola per cui ad una riunione possano partecipare al massimo 10 persone.

3) Fare una prova generale

Può apparire come un eccesso, ma potrebbe aumentare esponenzialmente l’efficacia della riunione: prima che abbia inizio il meeting, prendetevi cinque minuti per controllare che tutto sia a posto. Assicuratevi che tutto sia nella giusta posizione, testate il proiettore, le attrezzature audio e video, ecc. Se dovete usare degli strumenti specifici per una live conference, controllate che siano pronti per l’uso, prima che i vostri colleghi arrivino. Si tratta di piccoli accorgimenti che però potrebbero far sì che si perda il meno tempo possibile al momento dei lavori.

4) Appuntare tutti i risultati

Assicurarsi che ad ogni riunione ci sia sempre una persona che trascriva tutto quanto di rilevante accade e viene deciso, e che distribuisca poi a fine meeting a ciascun interessato gli eventuali nuovi compiti e direttive, in modo che ognuno sappia fin da subito esattamente cosa deve fare. Perché correre il rischio che quanto viene detto venga poi dimenticato e, di conseguenza, ritrattato nella riunione successiva che poteva benissimo non esserci?

5) Farla breve

Holmes, per esperienza personale, ritiene che siano davvero rare le riunioni che necessitino di più di 25 minuti di tempo. Racconta che, ad Hootsuite, ogni partecipante al meeting è libero di alzarsi ed andarsene nel momento in cui capisce che quanto doveva udire è stato recepito e che la sua ulteriore presenza sarebbe inutile poiché quel tempo potrebbe destinarlo ad attività più efficaci. Sheryl Sandberg, di Facebook, è nota per avere un quaderno contenente la lista dei punti che devono essere discussi ad ogni riunione: ogni volta che un punto è stato discusso, pone fine alla riunione, anche se sono passati appena 10 minuti.