Archivi cartacei: come smaltire correttamente la documentazione più datata

Le aziende sono obbligate dalla legge a conservare gli archivi cartacei e i documenti contabili per un determinato periodo di tempo, trascorso il quale tutto questo materiale può essere smaltito. La distruzione della documentazione, però, deve essere effettuata secondo standard ben precisi, e avendo tra l’altro l’accortezza di tutelare i dati sensibili relativi alle aziende e alle persone. Esistono delle aziende che si occupano proprio di questa attività, mettendo a disposizione un servizio di ritiro e distruzione documenti cartacei. Stiamo parlando di un settore operativo molto più importante di quel che si possa immaginare: il servizio di smaltimento documenti contabili è molto richiesto anche perché considerato strategico. 

La distruzione dei documenti sensibili

Si pensi, per esempio, agli archivi cartacei delle amministrazioni pubbliche o degli istituti di credito: si tratta di due contesti in cui la distruzione di documenti sensibili riveste un ruolo di primo piano. Ma come si svolgono le operazioni in questo ambito? Da un lato si deve tenere conto della necessità di rendere i documenti illeggibili, mentre dall’altro lato è indispensabile fare in modo che la carta possa essere riciclata. Scegliendo questa strada non c’è bisogno di ricorrere agli inceneritori, ma si opta per una soluzione che non solo è più ecologica, e quindi rispettosa dell’ambiente, ma garantisce anche standard di sicurezza più elevati per ciò che concerne la riservatezza della frantumazione della carta. I documenti vengono, in genere, condotti a un trituratore attraverso un nastro trasportatore, così che possano essere distrutti. Dopo le necessarie lavorazioni, si ottengono delle presse di carta che possono essere usate di nuovo.

Che cosa fare con i documenti obsoleti

Lo smaltimento degli archivi è una necessità che occorre affrontare quando si ha a che fare con materiale documentale obsoleto che riempie inutilmente l’archivio, così come quando sono ormai scaduti i termini di conservazione che la legge prevede per le aziende. Questa attività di smaltimento ha una duplice finalità: da un lato aumentare il livello di efficienza della propria attività, e dall’altro lato operare in conformità con le disposizioni presenti nella normativa sulla privacy.

Le normative in vigore

Una volta che i documenti sono stati distrutti, è letteralmente impossibile riuscire a ricostruirli. Le aziende più serie del settore, concluso il ciclo di lavorazione, forniscono un attestato che dimostra che i documenti sono ormai illeggibili e assicura la riservatezza operativa delle lavorazioni che sono state compiute; in alcuni casi può persino essere richiesta una prova video o fotografica dello smaltimento effettivo dei documenti. Dal momento che la distruzione dei documenti riservati deve avvenire nel rispetto delle indicazioni contenute nel GDPR, cioè il regolamento UE 2016/679, è fondamentale rispettare i vari obblighi che riguardano le procedure di sicurezza in relazione alle attività di distruzione e alla documentazione. Qualora tali obblighi non vengano rispettati, il titolare del trattamento dei dati va incontro a sanzioni: ciò avviene non solo quando lo smaltimento dei documenti viene effettuato in proprio, ma anche quando tale attività viene affidata a terzi. Il titolare, pertanto, deve essere in grado di dimostrare di aver fatto ricorso a un soggetto qualificato e abilitato.

Sicurezza e professionalità

Il rilascio di un certificato di distruzione è molto importante, anche perché rappresenta una garanzia di tutela della privacy e di sicurezza. Lo smaltimento e la distruzione del materiale documentale garantiscono la compattezza di qualunque archivio aziendale, che in questo modo può essere privato di documenti che non servono più e sono ormai superflui; anzi, che occupano spazio in maniera inutile. La distruzione di documentazioni e archivi cartacei è una necessità che può riguardare una vasta gamma di realtà: non solo le banche e le istituzioni pubbliche, a cui abbiamo già fatto cenno in precedenza, ma anche – per esempio – i liberi professionisti e le compagnie assicurative. Peraltro, oltre ai documenti cartacei le aziende del settore si possono occupare anche della frantumazione di carte di credito, di floppy disk, di dvd, di cd rom e di blu ray. 

Le carte da riciclo

Dallo smaltimento certificato dei documenti cartacei che vengono tritati, come si è visto, si può ottenere carta da riciclo. Le norme di riferimento in materia sono contenute nel D. Lgs. n. 152 del 3 aprile del 2006, che riguarda le Norme in materia ambientale, mentre il D. Lgs. n. 196/2003 corrisponde al Codice in materia di protezione dei dati personali e chiama in causa, quindi, la legge sulla privacy. Il GDPR, che è entrato in vigore in tutti i Paesi della Ue (inclusa l’Italia, ovviamente) il 25 maggio del 2018 e che riguarda la protezione dei dati personali e riservati, prevede che le aziende abbiano anche la responsabilità della protezione degli archivi, siano essi in formato digitale o cartaceo; quindi esiste un vero e proprio obbligo di distruggere i documenti che non vengono più usati e che sono obsoleti.