PMI: come ottimizzare la gestione delle immobilizzazioni in azienda

Le immobilizzazioni in azienda rappresentano tutti quei beni utilizzati per oltre un anno, come i software, i macchinari e gli impianti di produzione, ossia i beni che rimangono nell’impresa a lungo il cui uso non si esaurisce al termine dell’esercizio. Come stabilito nell’articolo 2424-bis del codice civile, infatti, gli elementi destinati ad essere utilizzati durevolmente devono essere iscritti tra le immobilizzazioni.

Tra questi ci sono le immobilizzazioni materiali, ovvero i beni materiali tangibili come terreni, fabbricati, impianti, macchinari, attrezzature industriali e commerciali che sono indispensabili all’attività dell’impresa.

Le immobilizzazioni immateriali, invece, sono quei beni non tangibili come i costi di impianti e di ampliamento, i costi di sviluppo, i diritti di brevetto industriale e i diritti di utilizzazione delle opere dell’ingegno, ma anche concessioni, licenze, marchi e software.

Tra le immobilizzazioni si annoverano inoltre le immobilizzazioni finanziarie, una serie di strumenti di natura finanziaria che rimangono nel patrimonio aziendale per diversi anni, a differenza di investimenti e operazioni di breve periodo che si contabilizzano nell’attivo circolante.

Tra le immobilizzazioni finanziarie rientrano partecipazioni in imprese controllate, collegate, controllanti o sottoposte al controllo delle controllanti, crediti verso aziende controllate, collegate o controllanti e altri titoli come gli strumenti finanziari derivati attivi.

Come gestire in modo efficiente le immobilizzazioni aziendali con i gestionali di contabilità

La gestione delle immobilizzazioni aziendali è un’attività indispensabile per adempiere agli obblighi di legge e avere un'organizzazione efficiente, tuttavia si tratta di un processo complesso che richiede l’impiego di notevoli risorse e competenze.

Le immobilizzazioni vanno scritte nel bilancio all’interno dello stato patrimoniale, in quanto trattandosi di beni pluriennali sono le uniche voci di costo che non vanno inserite nel conto economico. Poiché sono soggette ad ammortamento e svalutazioni, l’importo inserito in bilancio delle immobilizzazioni tiene conto del loro valore al momento della redazione del documento.

Il modo migliore per gestire le immobilizzazioni è l’utilizzo di un software gestionale per la contabilità, in particolar modo preferendo i programmi che offrono delle funzionalità specifiche per gestire i cespiti e calcolare le quote di ammortamento come Contabilità in Cloud di TeamSystem. Questo gestionale è la soluzione ideale per semplificare la contabilità aziendale, grazie a funzionalità per la contabilità generale come piano dei conti, registrazioni contabili, adempimenti IVA, riconciliazione bancaria, bilancio e registri e gestione cespiti.

Nello specifico, i software per la quota di ammortamento come Contabilità in Cloud consentono di scegliere la tabella ministeriale delle percentuali di ammortamento riferita all’attività della propria azienda, per definire le informazioni di base necessarie e applicare gli automatismi di rilevazione contabile.

In questo modo è possibile ridurre il valore dei beni aziendali attraverso i processi contabili, per spalmare il costo effettivo delle immobilizzazioni su tutti gli anni in cui vengono utilizzate nell’attività dell’impresa, applicando se necessario anche le svalutazioni in caso di perdita di valore del bene causata da obsolescenza, deterioramento o altri fattori di mercato.

Contabilità in Cloud consente inoltre di creare un elenco delle immobilizzazioni, per codificare ogni cespite e modificare le percentuali di ammortamento fiscale e civilistico, le informazioni per il calcolo delle quote di ammortamento e le percentuali di indeducibilità fiscale.

Il software gestionale di TeamSystem permette anche di calcolare le quote di ammortamento per più cespiti o di un solo periodo, personalizzare le categorie dei cespiti, registrare le operazioni a cui è soggetto ogni singolo cespite, creare automaticamente registrazioni al movimento dei cespiti, stampare il bilancio provvisorio e il registro dei cespiti e registrare minusvalenze e plusvalenze.

L’importanza di un software di contabilità con funzionalità dedicate per gestire le immobilizzazioni

I software di contabilità con funzionalità specifiche per la gestione delle immobilizzazioni garantiscono importanti vantaggi alle aziende. Innanzitutto, è possibile semplificare le attività contabili, investendo meno risorse per gestire queste attività e rendendole allo stesso tempo più sostenibili per le organizzazioni.

In secondo luogo, i software rendono la gestione contabile delle immobilizzazioni più accurata riducendo il rischio di errori e imprecisioni, il che si traduce in bilanci più precisi che riflettono il reale valore delle attività e consentono una migliore comprensione della situazione di un’azienda da parte di investitori e altri soggetti.

L’utilizzo di moderni gestionali di contabilità permette inoltre di gestire le immobilizzazioni aziendali in modo conforme alle leggi vigenti, per evitare di incorrere in sanzioni e altri procedimenti che potrebbero danneggiare economicamente l’attività o causare un danno alla reputazione dell’impresa.

Esistono infatti molti casi in cui l’ammortamento dei cespiti viene gestito in maniera non conforme alla legge e ai principi contabili, spesso ignorando il valore probabile di realizzo e la vita utile del bene, errori comuni che possono essere evitati con il supporto della tecnologia.

Un caso frequente è quello della dismissione dei cespiti, un processo che spesso viene gestito in modo poco professionale nelle PMI con il rischio di incappare in sanzioni elevate in caso di controllo del fisco.

Tra le mancanze più comuni ci sono la mancata compilazione del verbale di dismissione del cespite eliminato, l’assenza di registrazione della dismissione nel libro cespiti e la non emissione della fattura al momento della vendita dei cespiti. I software di contabilità aiutano le PMI a tutelarsi contro questi errori, per gestire al meglio tutti i processi contabili e fiscali legati alle immobilizzazioni, dall’ammortamento alle dismissioni dei cespiti.

Si tratta di tecnologie importanti per la modernizzazione delle piccole e medie imprese e il processo di trasformazione digitale, per avere il controllo totale su tutti gli aspetti contabili e gestire in modo ottimale i cespiti dell’azienda. D’altronde, non basta registrare l’acquisizione delle immobilizzazioni e successivamente la loro dismissione, ma è necessario gestire anche una serie di operazioni complesse come gli ammortamenti, il libro dei cespiti e le registrazioni contabili delle quote annuali.

I software gestionali rappresentano la migliore soluzione per semplificare e ottimizzare la gestione delle immobilizzazioni in azienda, per rendere questa attività più accurata e sostenibile anche nelle piccole e medie imprese meno strutturate.