Consigli utili per scrivere una mail a cui ricevere sicuramente risposta

Chi quotidianamente è alle prese con le mail, sa certamente quanto è difficile, in alcuni casi, ottenere una risposta. In particolare quando ci si rapporta per posta virtuale con un soggetto posto, nella scala gerarchica aziendale, sopra di noi; ma anche quando si tenta di avere una risposta da persone che se dovessero rispondere a tutte le mail che ricevono dovrebbero passare la giornata al pc. Sì, perché spesso non si tratta di maleducazione o snobismo, ma semplice mancanza di tempo: una persona che riceve centinaia di mail al giorno, se non migliaia, è impossibile che risponda a tutte. Ne sceglierà alcune, quelle che le interessano di più e quelle che la colpiscono.

Business Insider ha raccolto le dritte di tre grandi esperti nel mondo della business-communication per riuscire a entrare in quella piccola cerchia di fortunati che ricevono una risposta alle loro mail anche dalla persona più impegnata al mondo: Tim Ferriss, diventato famoso in tutto il mondo grazie al suo bestseller 4 ore alla settimana. Ricchi e felici lavorando dieci volte meno; Jon Levy, fondatore del movimento newyorkese “Influencers” ed esperto di comportamento; Ramit Sethi, vero e proprio guru della finanza comportamentale con svariati libri di successo alle spalle. Ecco i consigli di questi tre grandi esperti per una mail di sicuro impatto.

Scegliere chi si vuole raggiungere

Puntare in alto è sempre positivo, ma bisogna essere realistici. Il consiglio di Ferriss è, nel caso in cui si debba scrivere a una persona di spicco, di scegliere una figura di rilievo ma meno nota, che opera nell’ombra, poiché avrà certamente la mail meno “intasata” rispetto agli altri. L’esempio usato da Ferriss è semplice: «Se sei un nuotatore e vuoi qualche consiglio, è probabile che Michael Phelps non risponderà mai alla tua mail. Diversamente, se provi con un altro nuotatore olimpionico meno famoso, le probabilità di risposta salgono enormemente».

Invogliare alla lettura attraverso l’oggetto

Se avete avuto una mail da qualcuno di vicino al destinatario, indicate il suo nome già nell'oggetto, in modo tale da avere maggior credibilità rispetto ad altri. Levy consiglia anche il metodo della “domanda rapida”: indicare nell’oggetto una semplice domanda, a cui si può rispondere con un sì o con un no, invoglierà il destinatario ad aprirla, così da toglierla dalla casella “in arrivo”. Fate attenzione a non scrivere un oggetto che possa essere facilmente scambiato per spam.

Dare un messaggio chiaro e conciso

Sethi ne è certo, il miglior “format” di una mail è: presentazione, creazione di un collegamento tra autore e destinatario, domanda. Se si segue questa formula in tre righe, un paragrafetto al massimo, è molto probabile che il destinatario quantomeno legga la vostra mail. La chiarezza invoglia le persone a dare risposte, e se farlo toglierà loro un massimo di 30 secondi su smartphone è perfetto. La concisione, dunque, deve andare a braccetto con la chiarezza. Solo una o l’altra non bastano. In questo senso Levy consiglia l’uso dei link esterni, in particolare nelle mail di lavoro: all’interno del testo concentratevi sulla vostra richiesta e limitate al minimo le informazioni personali (nome, per chi lavorate e come avete avuto quella mail al massimo). Se il destinatario fosse poi interessato a saperne di più su di voi, allora o vi risponde o può consultare i link posti nella vostra firma digitale (profilo LinkedIn ad esempio, o curriculum aziendale). Sethi e Ferriss aggiungono che è fondamentale essere rispettosi dell’altra persona, dei suoi impegni. Inutile quindi essere infastiditi da una risposta “spiccia” o ridotta ai minimi termini, ma siatene anzi contenti perché per rispondere a voi molto probabilmente non ha risposto a qualcun altro.

Essere educati e non invasivi

Levy spiega: «Io, quando una scrivo una mail, non cerco di convincere nessuno di qualcosa. Non scrivo mai cose del tipo: “Oh, credo che sarebbe veramente bello fare questo per i motivi X, Y e Z”. Quello che scrivo, piuttosto, è: “Penso che il vostro sia un bel progetto e mi piacerebbe sedermi a un tavolo con voi per parlarne”». Sethi ha aggiunto che scrivere e-mail transazionali, quindi impostate su una sorta di transazione psicologica (io aiuterò te se tu aiuterai me), genera solamente imbarazzo. Al massimo la cosa importante è gettare le basi, già nella prima mail, di un contatto successivo, possibilmente più “personale”, come una telefonata o un caffè. Questa è una proposta a cui il destinatario può rispondere senza sentirsi in obbligo.

Dare seguito alla cosa

Sethi spiega che se si ha la fortuna di interagire con qualcuno, è essenziale anche fare in modo di riconnettersi con essa in modo naturale, senza forzature. Ciò significa dimostrare il giusto rispetto per il suo tempo, essere visibilmente grati del fatto che stia dedicando a voi minuti che potrebbe invece usare diversamente. Non significa, invece, scrivere una mail con nuove questioni subito dopo aver avuto un appuntamento per un caffè, o iniziare a disturbare una persona con mail inutili solo per far vedere che si vuole restare in contatto. Dare un seguito alla cosa, per Sethi, significa gettare le basi per un rapporto umano fruttuoso per entrambi. A suo parere, infatti, la capacità di interazione è ciò che differenzia un businessman di successo da uno mediocre: i migliori 100 dollari spesi in un anno, usa affermare Sethi, sono quelli usati per offrire un caffè alle persone che, potenzialmente, potrebbero offrire delle opportunità lavorative o di crescita professionale.