Il bon ton per una mail perfetta

L’invio di email è una pratica quotidiana per la maggior parte delle persone. Si tratti di faccende private o di lavoro, la posta elettronica è un mezzo molto comodo per comunicare in tempo rapidissimo e a costo zero. Rispetto a vent’anni fa, quando questo ingegnoso sistema non esisteva, si sono fatti dei miglioramenti notevoli. Tuttavia, il rischio che si corre è quello di abusare della sua rapidità, o di impiegarla in modo scorretto e poco educato. Ad esempio, dovremmo sempre avere ben chiaro che la casella elettronica è comunque un luogo “privato” e che inviare email in modo indiscriminato è un po’ come mettere un piede oltre la soglia di una casa sconosciuta, sedersi in salotto e incominciare a riversare fiumi di parole senza essere stati debitamente invitati. La prima, fondamentale regola è proprio questa: evitate di scrivere troppo, soprattutto se il destinatario è una persona che conoscete poco o che non conoscete affatto. Le email che contengono soltanto i dettagli più importanti, inoltre, sono molto più efficaci di quelle che hanno la lunghezza di un disegno di legge. Siate brevi ed essenziali. A tal fine, provate a riflettere sulla natura del vostro messaggio: la materia è troppo complessa per essere sintetizzata in poche righe? Se la risposta è affermativa, provate ad organizzare un incontro, durante il quale avrete tutto il tempo di esporre il vostro punto di vista.

Scrivere solo in caso di bisogno. Se mettete le mani sulla tastiera di un computer, appurate di avere qualcosa da scrivere. La comodità delle email non dovrebbe comportare un dilagare di messaggi senza sostanza, o di messaggi che si potrebbero comunicare anche a voce. Con i vostri colleghi è meglio parlare: il contatto umano chiarisce molte cose che un’email non riuscirebbe ad esprimere.

Rileggere sempre. Anche chi è abbastanza bravo da dire la sua in poche battute deve però prestare molta attenzione, prima di cliccare sul pulsante di “Invio”. È vivamente consigliato controllare che il nome inserito nella casella del destinatario corrisponda alla persona a cui volete indirizzare il messaggio. Il sistema di riempimento automatico può trarre in inganno e, se non ve ne accorgete in tempo, non solo vi mettete in una situazione imbarazzante, ma perdete l’occasione di comunicare con chi desideravate. Altro errore che deriva dalla fretta è quello che ci porta a non rileggere prima di spedire le email. Eppure, controllare ciò che si è scritto è uno dei passaggi più importanti. Ci sottrae solo pochi minuti, ma ci aiuta a rilevare eventuali mancanze grammaticali. Sono sgradevoli per chiunque leggerà e, nel caso di una email di lavoro, denotano scarsa professionalità e poca accuratezza. Viceversa, è importante leggere con attenzione e comprendere bene le email che si ricevono. Spesso vi si trovano risposte a domande che si vorrebbero fare e per cui si spedirebbero inutili email.

Attenzione agli allegati. Gli allegati costituiscono un altro tasto dolente. Meglio evitarli, se non sono proprio necessari. Come scrive Beppe Severgnini, sarebbe come scaricare un baule pieno in casa d’altri. Ma è altrettanto importante non dimenticare di allegare documenti, nei casi in cui questi sono richiesti. Si può rimediare con un’altra email (provvista di allegato) che segua celermente la prima (sprovvista), ma ciò fa aumentare il volume di messaggi che le persone ricevono. Perciò, si dovrebbe inserire il materiale aggiuntivo ancor prima di scrivere il testo e controllare bene ogni link utilizzato. Allegare un documento sbagliato può essere altrettanto grave, soprattutto se si trattano questioni delicate o riservate.

Mettere sempre l’oggetto. È fondamentale per chi riceve l’email, poiché gli permette di categorizzare il messaggio e, all’occorrenza, di ritrovarlo facilmente. Altrettanto decisiva è la prima frase dell’email: badate che sia chiara e che contenga tutte le principali informazioni. Nella prima riga dovete fare capire al vostro interlocutore se state scrivendo di una questione urgente, se ci sono dei tempi di scadenza, se state chiedendo all’altro di fare qualcosa entro un’ora definita.

Le risposte, una questione delicata. A certe email è bene non rispondere, semplicemente perché non richiedono alcun feedback. Ad altre bisogna controbattere con calma, soppesando una parola alla volta. È essenziale avere sempre presente il tipo di persona a cui ci si rivolge e scriverle con più o meno confidenza, a seconda del tipo di rapporto che intratteniamo con lei. Usare il tono sbagliato può portare a conseguenze molto serie, soprattutto in ambito lavorativo. Una norma utile sarebbe quella di scrivere nello stesso modo con cui parleremmo al nostro destinatario: se è il datore di lavoro o un collega più anziano il tono sarà formale, se è un amico sarà molto più colloquiale – ma sempre rispettoso. In tutti i casi è da evitare l’uso delle lettere maiuscole, mentre sigle e abbreviazioni sono accettabili solo se si è sicuri che il destinatario è a conoscenza del loro significato. Un altro elemento che potrebbe trarvi in errore è costituito dal tasto “Rispondi a tutti”: prima di inviare un messaggio a persone sconosciute e non interessate a ciò che avete da dire, controllate chi è coinvolto nella conversazione. Nel dubbio, si può ricorrere alla modalità “Cc” (Carbon Copy). Un’altra dritta: non sollecitate mai una risposta a una email (a meno che non siate voi il capo). È scortese e indisponente.

Ragionate a mente lucida. Le email sono velocissime, ma la mente ha bisogno di meditare, soprattutto su ciò che tocca le vostre corde emotive. In situazioni di stress, di rabbia o di delusione, è meglio ritardare le proprie risposte. Se scrivete una email sull’onda di forti emozioni, e poi la inviate subito, potreste pentirvene amaramente. Prima di mangiarvi le mani e piangere sul latte versato, aspettate fino a quando non vi sarete calmati e potrete pensare nuovamente con lucidità. In modo simile, è talvolta più proficuo attendere qualche giorno prima di spedire un’email di lavoro, soprattutto se l’avete scritta in tarda serata o di fretta, magari nel fine settimana. Lasciatela “decantare” e poi rileggetela. Sarete così sicuri di esprimere esattamente ciò che volete.